Ako si zaistiť a zvýšiť likviditu

Výzvy pre dopravné firmy

Zaistenie finančného toku a s tým spojená náročná úloha udržať platobnú schopnosť je dnes citlivá téma. Kolísanie konjunktúry a neustále sa meniaca situácia na trhu sú veľkou výzvou. Dopravné firmy majú okrem toho v obehu často veľké sumy a zároveň musia zaistiť, aby sa im peniaze vrátili späť. Najmä v logistike sa pracuje s nízkymi maržami a nie je ľahké vytvoriť rezervy. Pri nezaplatení faktúr môžu rýchlo vzniknúť finančné problémy.

Právny stav je pritom jednoznačný: Podľa platnej európskej smernice treba  náklady za prepravu zaplatiť do 30 dní. Obvyklá splatnosť je však stále 60 dní, čo môže hlavne dnes, v období koronavírusovej pandémie, pre mnohé firmy znamenať problém.

Výzvy pre dopravu a logistiku

Digitalizácia je obrovský trend v logistike, čo platí aj pre digitálne platby. Právny expert a vedúci inkasnej služby v TIMOCOM Alexander Oebel v rozhovore uviedol: „Mnohé procesy v logistike sa dajú digitalizovať ešte viac. K nim patrí aj fakturácia.“ Účtovníctvo totiž môže zaberať veľké množstvo času, najmä ak sa prichádzajúce a odchádzajúce platby evidujú ručne. V tom prípade môžu rýchlo vzniknúť chyby.

Okrem analógových procesov vo fakturácii vzniká ďalší problém: Výkony urobené navyše nie sú podchytené zmluvne. V doprave a v logistike sa ešte stále môže stať, že obchodné dohody sú založené na vedľajších dohodách, ako v nasledujúcom prípade.

Zvoní telefón, volá zadávateľ a pýta sa, či v nákladnom vozidle nie je ešte miesto pre jednu paletu. Cena sa dohodne telefonicky. Zákazník s cenou súhlasí. Špeditér a zákazník sa rýchlo dohodnú na niečom, čo by sa malo dohodnúť písomne.

Po vybavení objednávky sa totiž môže stať, že sa objavia nezrovnalosti. Cena dohodnutá telefonicky potom už neplatí. Zadávateľ nechce doplatok uhradiť a už sa z toho stáva problém. Domáhať sa týchto dodatočne uzavretých dohôd právnou cestou je zložité.

Ako takýmto problémom predchádzať? Prvý tip od právneho experta TIMOCOM Alexandera Oebela: „Zmluvné dodatky musia byť vždy písomné a pri spracovaní platby preferujte digitálne dokumenty.“ Dodací list môže slúžiť ako doklad o dodaní aj v elektronickej podobe. Nemusí to byť vždy originál. Elektronické spravovanie dokumentov umožňuje digitálne spracovávať aj platby, čo významne urýchľuje platobný proces.

Pripravili sme pre vás ďalšie rady, ako sa v strednom a dlhodobom horizonte vyhnúť problémom s platobnou neschopnosťou.

Ako si zaistiť likviditu

Istota platieb a ochrana pred platobnou neschopnosťou

Takmer každá firma sa už stretla s tým, že obchodní partneri platia veľmi neskoro alebo vôbec. Využiť služby advokáta však nie je ľahké a väčšinou drahé, preto odporúčame, aby ste sa už vopred držali týchto pravidiel:

• Faktúry vystavujte včas. Mnohé firmy z rôznych dôvodov čakajú s vystavením faktúry príliš dlho. Faktúry sa snažte poslať hneď po vybavení objednávky.
• Stanovte si lehoty splatnosti. Máte nárok na to, aby vaše faktúry boli zaplatené v lehote 30 dní, ak nebolo vopred a písomne dohodnuté inak. Lehotu vždy uveďte na faktúre, aby zadávateľ vedel, aká je lehota splatnosti.
• Zostaňte v kontakte. Ak lehoty nie sú dodržané, aktívne a vecne oslovte svojho obchodného partnera. Z čisto právneho hľadiska nie je po uplynutí lehoty splatnosti potrebná žiadna upomienka. Aby ste však neohrozili budúcu spoluprácu, odporúčame sa pripomenúť telefonicky alebo písomne.
• Poverte inkasnú kanceláriu. Ak k zaplateniu nepomôže ani upomienka, netreba sa platby vzdávať alebo sa obracať na advokáta. Inkasné kancelárie môžu vo vašom zastúpení uplatňovať nároky a ušetriť vám tak čas a nepríjemnosti. Služba Medzinárodné inkaso od TIMOCOM pôsobí pre zákazníkov Smart Logistics System a je neutrálnym prostredníkom v 27 jazykoch, ktorý vo vašom mene v rámci Európy uplatní vaše pohľadávky.
• Nechajte si zaplatiť skôr. Ak medzi vami a zadávateľom došlo k nedorozumeniu, nemusí to znamenať koniec vašich obchodných vzťahov. TIMOCOM ponúka svojim zákazníkom platobnú službu JITpay™. S tou za nízky poplatok môžete vaše faktúry postúpiť firme poskytujúcej faktoringové služby a za objednávku, ktorú ste vybavili, dostanete zaplatené obratom. JITpay™ sa potom ďalej postará o rýchle a digitálne vybavenie platby, vy s tým už nemáte žiadne ďalšie náklady. Faktoringovú službu môžete využiť vždy, keď chcete rýchlu a bezpečnú platbu.

Digitálne spravovanie objednávok

Cieľom oboch strán by malo byť, aby platobná cesta bola čo najkratšia. To šetrí čas aj nervy. A toto umožní práve centrálne, digitálne spravovanie objednávok.

Výhody v porovnaní s klasickou faktúrou v papierovej podobe alebo s e-mailom s rôznymi prílohami sú zrejmé: obrovská úspora času a významná redukcia chýb a nedorozumení.

Digitálne dokumenty možno zadávať, spravovať a spracovávať rýchlejšie. Čím menší je podiel ručnej práce, o to menej náchylný k chybám je celý proces spravovania platieb. Zároveň máte lepší prehľad o tom, čo prichádza na váš účet a čo z neho odchádza.

Digitálny nákladný list (eCMR) ako riešenie?

Mnohé logistické firmy boli presvedčené, že v účtovníctve potrebujú originálny doklad o dodaní vrátane originálnej faktúry. Najneskôr od koronavírusovej pandémie táto požiadavka postupne ustupuje aj vo svete dopravy. Digitálny nákladný list pre všetky prepravy, pre ktoré platí CMR, je právne záväzný už od roku 2008. V aplikácii Objednávky od TIMOCOM dopravcovia majú napríklad možnosť bezpečne a transparentne pridávať doklady o dodaní a faktúry ako PDF súbory a ušetriť tak cenný čas. Aj Alexander Oebel radí: „Pri každom procese treba overiť, či je možný elektronický variant CMR“.

Peniaze sú čas a čas sú peniaze. O to viac to platí pre digitálne platby. Ak investujete do digitálnych procesov, umožní vám to ľahšie spravovať vaše faktúry. Vďaka tomu dokážete zaistiť, že platby budú chodiť pravidelne a vy sa nedostanete do platobnej neschopnosti.

Služby od TIMOCOM vám pomôžu zaistiť si likviditu a v prípade problémov sa dostať k svojim peniazom.

Informujte sa o inkasnej službe od TIMOCOM

Viac o inkasnej službe

Mohlo by vás tiež zaujímať:

Čo robiť v prípade neuhradených faktúr?

Sedem najčastejších otázok o inkase v logistike

Ako optimalizovať procesy v logistike