Sedem najčastejších otázok o inkase v logistike

Obsah:
1. Koľko upomienok treba odoslať, než sa obrátim na inkasnú službu? 
2. Čo robí inkasná kancelária?
3. Akým spôsobom poverím inkasnú firmu?
4. Ako funguje inkasné konanie? 
5. Čo inkasná kancelária nemôže? 
6. Aké vysoké poplatky za inkaso zaplatím?
7. Kto uhradí poplatky za inkaso? 

Pohľadávky sú, ak nie je v zmluve stanovené inak, splatné hneď. Napriek tomu sa však stane, že faktúra nie je uhradená. Dôvody môžu byť rôzne, následky sú však nepríjemné pre všetky strany. 30 dní po splatnosti ide o meškanie. Ako veriteľ máte možnosť podniknúť ďalšie kroky a obrátiť sa napríklad na inkasnú kanceláriu, aby ste sa dostali k svojim peniazom. Pritom by ste mali vedieť toto:

1. Koľko upomienok treba odoslať, než sa obrátim na inkasnú službu? 

Podľa smernice EÚ po uplynutí platobnej lehoty už netreba posielať upomienky. Okamžite možno hovoriť o meškaní a v tom prípade sa už možno obrátiť na inkasnú firmu. Upomienku už nemusíte posielať, pre zachovanie obchodného vzťahu je to však určite dobrý krok. Ak však ani po zaslaní druhej výzvy na úhradu dlžník nereaguje a faktúra nie je uhradená, možno uvažovať o službe profesionálneho spravovania pohľadávok. 

2. Čo robí inkasná kancelária?

Inkasná kancelária preverí skutkový stav na oboch stranách a môže vystupovať ako neutrálny prostredník. Skontroluje predložené doklady a môže poskytnúť informácie o tom, či ide o nespornú pohľadávku. Takéto profesionálne spravovanie pohľadávok pomáha klientom aj pri získaní ich peňazí a preberie korešpondenciu s ich dlžníkom. Cieľom je vec vyjasniť a/alebo dosiahnuť uhradenie pohľadávky. Okrem toho má takáto firma na prianie veriteľa právo dohodnúť alternatívne spôsoby úhrady. Inkasná služba môže byť pri vymáhaní peňazí aktívna. Konkrétne to znamená, že dlžníka môže vyzvať, aby uhradil pohľadávku.

3. Akým spôsobom poverím inkasnú firmu?

O svoje vlastné pohľadávky sa samozrejme môžete postarať sami. TIMOCOM za týmto účelom vytvoril článok, ktorý obsahuje tri rady pre spravovanie pohľadávok. Jeho súčasťou je aj kontaktovanie zákazníka a pripomenutie platby. Je však rozumné obrátiť sa na niekoho, kto má v tomto ohľade skúsenosti alebo ‒ čo je ešte lepšie ‒ sa na túto oblasť špecializuje. Špeditéri a logistici by pri výbere takého poskytovateľa mali mať na zreteli niektoré údaje. Službu možno spravidla ľahko objednať listom alebo on-line formulárom. Aby inkasná služba mohla robiť svoju prácu, treba predložiť doklady o pohľadávkach. Teda faktúry, ktoré neboli zaplatené, dopravnú zmluvu a podobne. Ak sú tieto dokumenty k dispozícii, zákazník musí objednávku inkasnej služby ešte potvrdiť. Potom môže inkasný tím začať s profesionálnym spravovaním pohľadávok. 

4. Ako funguje inkasné konanie? 

Po potvrdení objednávky a predložení všetkých dôležitých dokumentov, ktoré prípad dokladajú, inkasná firma celú vec preverí. Skontroluje, či podklady sú vecne správne. Naozaj sa prekročila splatnosť 30 dní? Bola škoda reklamovaná? Faktúra nie je zaplatená? Inkasná služba na základe dokladov skontroluje, či je pohľadávka nesporná a oprávnená. 

Potom skontaktuje dlžníka. Ten má možnosť vyjadriť sa k veci a zaujať stanovisko. Pohľadávku môže potvrdiť alebo vyvrátiť a predložiť svoje doklady. V rámci korešpondencie možno dohodnúť napríklad aj splátky alebo samostatné platby. 

5. Čo inkasná kancelária nemôže? 

Inkasná služba nemôže prijímať právne rozhodnutia, nemôže teda niekoho na niečo odsúdiť alebo sama požadovať od dlžníka priamu platbu. Môže dlžníka vyzvať, aby pohľadávku uhradil, ak je táto pohľadávka nesporná. Ak je pohľadávka oprávnená, dlžník musí neuhradenú platbu veriteľovi zaplatiť. Inkasná firma teda nemá žiadne iné práva než pôvodný veriteľ. Iba za neho ako poskytovateľ služby vybavuje korešpondenciu s dlžníkom. Inkasná firma  má síce právne znalosti, aby mohla vo veci pôsobiť, nie je to však právny poradca. Ak treba vec prerokovať na súde, je inkasná služba vylúčená. 

6. Aké vysoké poplatky za inkaso zaplatím?

Ak sa logistická firma rozhodne využiť služby profesionálneho spravovania pohľadávok, výška výdavkov za tieto služby je obmedzená. Suma sa riadi tabuľkou poplatkov za advokátske služby, ktorá uvádza pevnú sumu. Poplatok za spracovanie inkasného prípadu tvorí polovicu až maximálne dva a pol násobok poplatku. Základom pre jeho výpočet je výška pohľadávky. Dokonca aj v problematických a mimoriadne náročných prípadoch zákazník uhradí maximálny administratívny poplatok x 2,5. Často sa však účtuje stredná hodnota 1,3. Znie to síce zložito, výšku poplatku však možno rýchlo vypočítať. 

Príklad: Vychádzajme z toho, že nebola uhradená realizovaná doprava. Fakturovaná suma bola 500 eur. Inkasné poplatky za tento stredne závažný prípad sú 1,3-násobok advokátskej tarify a predstavujú 58,50 eura. 

7. Kto uhradí poplatky za inkaso?

Neuhradené faktúry majú veľa dôvodov, nespoľahliví platitelia by však mali vedieť, že ich dôsledkom sú ďalšie výdavky. Napríklad s napísaním a zasielaním upomienok sú spojené ďalšie administratívne a finančné výdavky. Veriteľ môže požadovať, aby výdavky spojené s vymáhaním peňazí zaplatil v plnej výške dlžník. 
Smernica EÚ stanovuje jasné práva a povinnosti, čo robiť v prípade nezaplatenia faktúry. Právne detaily týkajúce sa úhrady výdavkov sme pre vás zhrnuli v tomto príspevku od TIMOCOM. V takom medzinárodnom odvetví, akým je logistika, sú tieto znalosti mimoriadne dôležité. 

Zhrnutie

Neuhradené faktúry treba samozrejme zaplatiť, najmä s ohľadom na obchodné vzťahy založené na dôvere. Ak sa stane, že toto pravidlo neplatí, je dôležité poznať svoje práva a možnosti. Ak sa stane, že toto pravidlo neplatí, je dôležité poznať svoje práva a možnosti. 

V doprave a logistike je vymáhanie pohľadávok vzhľadom na medzinárodný charakter a mnohojazyčnosť všetkých aktérov veľkou výzvou. Služba Medzinárodné inkaso spoločnosti TIMOCOM sa preto špecializovala na celoeurópsku starostlivosť o svojich zákazníkov. V 27 jazykoch vystupuje ako neutrálny sprostredkovateľ a pomáha pri problémoch s nespoľahlivými platiteľmi.

Zistiť viac

Mohlo by vás tiež zaujímať:

Stručný prehľad vašich práv a povinností v prípade meškania platieb.
Čo robiť, ak obchodný partner nezaplatí? 
Nové colné pravidlá pre prepravy cez hranice EÚ