Mení koronavírusová pandémia vybavovanie platieb v logistike?

Potrebujete pomôcť so spravovaním pohľadávok?

Poveriť inkasnú službu

Pán Oebel, v krátkosti nám opíšte vaše úlohy.

V TIMOCOM mám na starosti právnu oblasť, hlavne inkasnú službu. V zásade ide o urovnávanie nezhôd medzi zákazníkmi a vybavovanie právnych záležitostí firmy.

A tu sa už dostávame k našej téme: Čím je inkasná služba poskytovaná firmou TIMOCOM taká výnimočná?

…rýchlou realizáciou spravovania pohľadávok a zároveň neutrálnym vystupovaním voči všetkým zúčastneným. Ak dôjde k nezhodám medzi zmluvnými stranami, ktorých dôvodom sú aj hranice štátov a jazykové bariéry, pomáhame im v tom, aby sa na trhu mohli aj ďalej stretávať na pracovnej úrovni. Našim zákazníkom sa uľaví, keď zistia, že majú po svojom boku partnera, ktorý tieto prekážky vie prekonať.

Aké prekážky to sú?

Zo skúsenosti to nie sú nutne právnické problémy. Často ide skôr o nedorozumenie v komunikácii. Všeobecne sú to predovšetkým medziľudské záležitosti - maličkosti, nedorozumenia, bariéry. V týchto prípadoch môžeme spoločne s naším medzinárodným tímom pomôcť vo viac ako 27 jazykoch. Vďaka našej špecializácii na oblasť logistiky a dopravy môžeme po dohode so zákazníkom riešiť problém priamou cestou. Na inkasnú kanceláriu sa zákazník často obráti v situácii, keď dlžník nereaguje a komunikácia viazne. Z pozície neutrálneho prostredníka dokážeme komunikáciu medzi veriteľom a dlžníkom obnoviť. Prípad najprv preskúmame na základe dokumentov a potom dokážeme otázky vyriešiť na vecnej úrovni. TIMOCOM si za cieľ stanovil zjednodušenie všetkých logistických procesov a k tomu patrí aj bezproblémový platobný tok.

Ako koronavírusová kríza zmenila ekonomickú situáciu mnohých dopravných firiem?

Na jednej strane vidíme, že na určité odbory mala aktuálna situácia veľmi rozdielny vplyv. Situácia na trhu sa zmenila. Po niektorých tovaroch bol vyšší dopyt, po iných žiadny. Dopravcovia a špeditéri, ktorí nedávno mali širšie portfólio zákazníkov, o objednávky z niektorých odborov úplne prišli. Dopravné firmy, ktoré napríklad prepravujú potraviny, toaletný papier alebo teraz očkovacie látky, zaznamenávajú vyšší dopyt. Avšak aj logistické a dopravné firmy museli aspoň dočasne minimalizovať svoje výdavky, napríklad odstavením svojho parku vozidiel z činnosti alebo zavedením „kurzarbeitu“ pre niektorých svojich zamestnancov. Na odpoveď, do akej miery štátne podpory postačujú, aby často za veľmi nízkych marží priniesli dlhodobú pomoc, si musíme počkať, každá firma má totiž individuálnu nákladovú štruktúru.

Zmenila sa platobná morálka v logistike v dôsledku aktuálnej situácie?

Na trhu panuje vyššia opatrnosť. Trpezlivosť v predfinancovaní služieb v rámci logistiky je nižšia. Ak dodávateľ pre nejakú firmu realizoval niekoľko prepráv, v doprave bolo bežné, že zadávateľ uhradil niekoľko faktúr naraz. Ak potom došlo k meškaniu v platbách, tieto pohľadávky boli spoločne odovzdané inkasnej službe, aby sa o ne postarala.

To sa od v období koronavírusovej krízy zmenilo. Dodávatelia po uplynutí splatnosti v prípade neuhradených platieb už nečakajú tak dlho a častejšie nám odovzdávajú jednotlivé nezaplatené faktúry. Celkove však zaznamenávame skôr zlepšenie platobnej morálky, čo prospieva hospodárnosti firiem.

V ktorých oblastiach by dopravné a logistické firmy mali hľadať cesty, ako optimalizovať svoje prepravné procesy a zlepšiť svoju hospodárnosť?

Niektorým problémom sa možno vyhnúť. V mnohých oblastiach logistiky stále ešte  prebiehajú analógovo procesy, ktoré sú v pozadí prepravy. S tým súvisí to, že takéto procesy sú podstatne náchylnejšie na chyby.

Tovar treba dopraviť z bodu A do bodu B. To je fyzický proces, ktorý sa nedá nahradiť - lenže analógové postupy potom väčšinou pokračujú. Prevzatie tovaru je potvrdené na dodacom liste. V tomto okamihu sa začína proces, ktorý je pomalý a chybový, najmä vo chvíli, keď sú objednávky niekedy štyrikrát-päťkrát zadávané ďalej. Dodanie je potvrdené na nákladnom liste a doklad sa odovzdá ďalej - každému ďalšiemu  účastníkovi prepravného reťazca. Klasický CMR list má štyri rovnopisy, je to hlavný doklad o realizovanej preprave, teda o splnení dodacej zmluvy. Všetci, ktorí sa na doprave podieľajú, majú preto eminentný záujem na tom, aby dostali  rovnopis.

Tento doklad o dodaní je však len zriedka bezprostredne zaslaný zadávateľovi, lebo zostane ležať v nákladnom vozidle a často predtým, než sa vodič vráti do kancelárie, pokračuje na ďalšiu trasu. Doklady, ktoré sú potrebné pre vyúčtovanie, preto meškajú hneď na začiatku, následkom čoho sa odďaľuje aj zaplatenie objednávky. Tento spôsob spracovania navyše zvyšuje riziko, že doklady o náklade nebudú dopravnej firme riadne odovzdané. Ak sa originálny dokument stratí pri zaslaní poštou, ťažko možno dokázať, že preprava prebehla. Kópie sú pri následnom vybavovaní často odmietané. Následkom toho vzniká dlhý komunikačný reťazec, ktorý môže prinášať problémy. Pomôcť môže digitálny variant.

Ako v aktuálnej situácii  môže logistike pomôcť digitalizácia?

Prechod na elektronické spravovanie dokumentov môže byť pre logistiku užitočný najmä dnes, lebo ani u dopravcov a špeditérov nie sú kancelárie vždy trvale obsadené, napríklad ako následok home office. Výmena papierových dokumentov je v takýchto situáciách ešte ťažšia. Naproti tomu digitálne spravované dokumenty možno spracovávať o to rýchlejšie. Z judikatúry vyplýva, že elektronické dokumenty sú prípustné. Aj naskenovaný alebo skopírovaný dokument má na súde dôkaznú silu, čo možno nie je všeobecne známy fakt. Pre daňovú archiváciu je zložka prepravy aj tak väčšinou digitalizovaná.

Takže tento krok možno do procesného reťazca zapojiť už skôr?

Otázka, ktorú si dávajú všetci zadávatelia, je, či tovar bezpečne dorazil. Túto odpoveď môže dobre poskytnúť aj naskenovaný dokument. Môj tip: Pri každom procese treba overiť, či je možný jeho elektronický variant, a ak áno, hneď na začiatku sa na ňom dohodnúť. V rámci dohodnutej splatnosti možno napríklad elektronický variant použiť pre možné prípadné otázky, doplnenie medzier v komunikácii a počítanie lehôt splatnosti. Originál možno v prípade potreby následne poslať poštou. Cieľom pre obe strany by malo byť, aby platobná cesta bola čo najkratšia. To šetrí čas aj nervy.

Myslím si, že v dôsledku koronavírusovej doby sa elektronické spracovanie prepráv bude čoraz viac presadzovať. V logistike možno veľa procesov digitalizovať ešte viac. K takýmto procesom patrí aj platobný styk.

Máte doteraz neuhradenú pohľadávku? Poverte inkasnú službu od TIMOCOM on-line a vopred získajte úplný prehľad o nákladoch v kalkulačke poplatkov.

Poveriť inkaso

Mohlo by vás tiež zaujímať:

Inkaso - úspešná realizácia: Mega Pol Trans využíva Medzinárodné inkaso od TIMOCOM

Procesy automatizácie a inteligentnej aplikácie v logistike

Naplánujte prepravu vlastných produktov individuálne a na základe údajov